Onboarden van nieuwe medewerkers

Als de arbeidsovereenkomst eenmaal is ondertekend, zijn beide partijen ervan overtuigd dat er een match is tussen medewerker en organisatie. Vervolgens breekt de proeftijd aan en toch blijven de eerste stappen, uren en dagen – misschien wel maanden – superspannend. Vooral voor de medewerker, die in het begin vaak veel onzekerheden voelt. "Zit ik wel goed op mijn plek? Kan ik meelachen om de grapjes van mijn collega’s en lukt het me wel om alle systemen snel onder de knie te krijgen?" Gelukkig zijn veel organisaties zich daarvan bewust en vliegen veel starters vanaf het eerste krabbeltje een uitgebreid onboardingstraject in. Lees hieronder meer over een aantal aandachtspunten voor dit traject.

Wat is onboarding precies?

Onboarding. Een mooie naam, maar wat houdt dit precies in? Een onboardingprogramma houdt in dat je een nieuwe medewerker goed begeleid in de eerste aanrakingen die hij heeft met de nieuwe baan. Je zorgt ervoor dat er geen onduidelijkheden ontstaan en neemt de nieuwe medewerker mee op sleeptouw. Je kan het zien als een ontzettend uitgebreid inwerktraject waarbij zowel de werknemer als medewerker er beiden beter uitkomen. 

De waarde van een goede onboarding

Dus, onboarding... klinkt fancy, maar is het ook nuttig? Nieuwe medewerkers direct aan de slag laten gaan zorgt er toch voor dat ze zelf snel uitvogelen hoe de organisatie en het werk in elkaar steekt? Natuurlijk is zelf uitvogelen en leren van je fouten een goede manier om dingen snel onder de knie te krijgen, maar daarnaast moeten we de waarde van een goede onboarding niet onderschatten.   

Het blijkt namelijk dat 34% van nieuwe medewerkers al binnen één week weet of ze voor langere tijd binnen de organisatie willen blijven. Daarop aansluitend blijkt uit onderzoek van Aberdeen Group dat medewerkers die een onboarding programma hebben doorlopen 54% productiever zijn dan medewerkers die het niet hebben gehad. En productieve medewerkers willen we natuurlijk allemaal. Niet alleen om de directe financiële resultaten, maar ook omdat succesvolle medewerkers zich meer verbonden voelen met de organisatie en daardoor van hogere toegevoegde waarde zijn.  

Pre-onboarding

Ten eerste willen we je bewust maken dat een succesvol onboardingstraject al eerder begint dan de eerste werkdag. Nadat het contract is ondertekend, is de nieuwe collega onderdeel van het team. De pre-onboarding is van start gegaan. Het is slim om vanaf dat moment al te werken aan de connectie tussen werknemer en werkgever. Het begin van een succesvolle samenwerking! Vanaf het officiële krabbeltje moet het ‘ik hoor erbij-gevoel’ al heersen.   

Om dat gevoel aan te wakkeren heeft de nieuwe medewerker voldoende informatie nodig, zodat hij goed voorbereid aan zijn eerste werkdag kan beginnen. Denk hiervoor onder andere aan het bekendmaken van de werktijden, de dresscode en eventueel wat extra informatie over hoe hij of zij zich goed kan inlezen. O! En misschien alvast de datum van de eerste gezamenlijke borrel?  

De eerste maanden

De eerste werkdag. Vanaf dit moment laten we het woordje ‘pre’ achterwege. De medewerker heeft al veel gehoord, gelezen en gezien van zijn nieuwe werkgever. Nu is het tijd dat hij actief mee kan gaan bouwen aan de organisatie. Als werkgever wil je natuurlijk graag dat nieuwe collega’s zich ontwikkelen tot medewerkers die het beste van zichzelf laten zien, en graag willen bijdragen aan het resultaat en de ambities van de organisatie. Oftewel, je wil dat ze succesvolle ambassadeurs worden van de organisatie.  

Daarvoor is het belangrijk dat ze de organisatie snel door en door kennen, en daar volledig achterstaan. Naast het onder de knie krijgen van de systemen en werkzaamheden, speelt kennismaking met de organisatie en collega’s een cruciale rol om loyaliteit te bereiken. Denk bij het uitstippelen van het inwerktraject daarom niet alleen aan werk-gerelateerde trainingen, maar organiseer ook kennissessies over de organisatiecultuur en organiseer uitjes zodat het team elkaar beter leert kennen. 

Onze tip? Neem je nieuwe collega mee naar het populaire lunchtentje om de hoek, een sportlesje in de middagpauze of daag ze direct op de eerste dag uit voor een potje pingpong. Gooi de competitie erin, dan zijn de zenuwen zo verdwenen!

Onboarding buddy

Is het gelukt om een compleet inwerktraject uit te stippelen? Verwacht dan niet dat het balletje vanzelf verder gaat rollen. Intensieve begeleiding, een duidelijke handleiding en het bespreken van de juiste verwachtingen maken het inwerktraject daadwerkelijk van toegevoegde waarde. En omdat de eerste weken zo ongeveer gelijk staan aan een vloedgolf aan nieuwe informatie, zijn ook duidelijke aanspreekpunten onmisbaar.   

Het is aan de werkgever om goed na te denken wie het aanspreekpunt is gedurende het traject. In de meeste gevallen lijkt het vanzelfsprekend dat de manager dit op zich neemt. Maar een manager is niet voor niks een manager en is in de meeste gevallen erg druk met 100 andere dingen. Daarom moeten we ons beseffen dat het voor nieuwe collega’s niet altijd makkelijk is om aan te kloppen met, voor zijn gevoel, ‘domme’ vragen. De oplossing hiervoor? Een buddy-systeem. De buddy is een toegankelijke, ervaren collega voor alle kleine of grote vragen. Iemand die de nieuwe collega de eerste dagen ‘op sleeptouw’ neemt om alle ins en outs van de organisatie te leren kennen.  

Onze tip? Bereid ook de buddy’s goed voor op de verantwoordelijkheid die ze krijgen. Schrijf het buddy-systeem uit en neem de buddy’s een week voor de start mee in wat je van ze verwacht. O, en vergeet ook het onboardingsproces niet te evalueren om er het beste uit te blijven halen. 

Een frisse blik

Veel klaarstomen voor de startdatum dus. Maar het is het waard, want je bent bezig met de ontwikkeling van een succesvolle ambassadeur. Wat we daarnaast niet moeten vergeten, is de frisse blik van een starter. Zoals we al vaker hebben geschreven in onze blogs, is de input van medewerkers een belangrijke bron voor de ontwikkeling van de organisatie. Nieuwe collega’s zitten niet vastgeroest in ‘hoe het altijd al gaat’, en kunnen met een frisse blik beoordelen of hun werkgever de geschepte beloftes en verwachtingen waarmaken. Vraag hen dus feedback over het sollicitatieproces, het inwerktraject en de begeleiding tijdens de eerste weken. Dit kan bijvoorbeeld door een enquête of vragenlijst in te vullen, of tijdens een persoonlijk gesprek met HR.  

Meer lezen over organisatieontwikkeling door medewerkersfeedback? Lees dan deze blog. 

 Voorkom het zwarte gat

Is het gelukt om een volledig inwerktraject van een paar maanden op te zetten, inclusief aansluitende evaluaties? Goed bezig! Maar ook voor dit proces geldt: verdeel je aandacht. De valkuil bij een volgepropte eerste paar maanden is het zwarte gat daarna. Na een eerste paar maanden vol aan trainingen, kennissessies, coaching en noem maar op kan de medewerker daarna – voor zijn gevoel – in een gat vallen. Een periode waarin hij losgelaten wordt, er geen of minder trainingen zijn en eigenlijk niet zo goed weet wat er nu van hem verwacht wordt. Daarom adviseren we tot slot om ook ná de onboarding het learning en development traject door te zetten, met mooie doorgroeimogelijkheden in het vooruitzicht!  

Vind je het leuk om meer te ontdekken over hoe wij de onboarding aanpakken? Of vind je het interessant om gewoon even te sparren en tips te delen? Lijkt ons leuk, dus laat je horen!

Foutje gezien? Laat het ons weten. We zijn je dankbaar!