09 July 2021

Voorbereiden op het functionerings-gesprek

Functioneren, reflecteren, evalueren, beoordelen… woorden die je in eerste instantie misschien thuis vindt horen bij een HR-afdeling. Dat heb je dan toch even mis!

Als het goed is heeft elk bedrijf, elke afdeling én elke rol of functie met deze gesprekken te maken. Het is onderdeel van je werk. Althans, dat zou het in onze ogen moeten zijn. Functionerings- en beoordelingsgesprekken spelen een grote rol in de persoonlijke ontwikkeling. Daarom is een goede voorbereiding op deze gesprekken superbelangrijk. Hoe je dat precies doet? Dat lees je hieronder!

Een functioneringsgesprek. Do or don’t?


Laten we eerst wat duidelijkheid scheppen. Want wat is een functioneringsgesprek precies? Carrièretijger beschrijft het als volgt: “Een functioneringsgesprek is een gestructureerd gesprek tussen een medewerker en diens leidinggevende met als doel het functioneren van de werknemer en de onderlinge samenwerking te verbeteren. Functioneringsgesprekken worden meestal jaarlijks gevoerd.”

In eerste instantie roept deze definitie misschien positieve gedachtes op, maar als je even googelt of om je heen vraagt hoor je steeds vaker dat een jaarlijks functioneringsgesprek maar ouderwets is. In een vorige blog over jaarlijkse beoordelingsgesprekken schreven we er ook al over en vertelde we dat steeds meer bedrijven zowel jaarlijkse functionerings- als beoordelingsgesprekken afschaffen. De reden hiervoor? Als je het gesprek jaarlijks voert, dan is het maar een momentopname. Hierdoor blijft het een spannend en uitzonderlijk gesprek, waardoor feedback niet altijd open en eerlijk gegeven wordt.
“Ook Achmea stopt met het officiële beoordelingsgesprek. De verzekeraar schrapt het huidige performance-managementsysteem en start vanaf volgend jaar met een geheel andere opzet van het jaarlijkse functionerings- en beoordelingscircus.”
PW.

Maar hoe beoordelen we dan wel?


Daar kunnen we heel kort over zijn. Voor zowel beoordelings- als functioneringsgesprekken is het waardevol als deze doorlopend plaatsvinden. We noemen het dan eigenlijk ook liever feedbackgesprekken. Waar sommige bedrijven dit één keer per maand doen, doen andere het bijvoorbeeld één keer per kwartaal. De vier grootste voordelen? Continu leren en groeien, sneller anticiperen op problemen, meer werkgeluk en betere doelstellingen.

Verder zullen we hier in deze blog niet te diep op ingaan, want we schrijven hier om jullie meer te vertellen over de voorbereiding van feedbackgesprekken. En of je nu één, vier of twaalf functioneringsgesprekken per jaar hebt... Een goede voorbereiding is het halve werk 😉 Lekker cliché, maar wel de waarheid. Tijd besparen én toch zoveel mogelijk uit het gesprek halen? Lees hieronder de 3 tips om jezelf elke keer weer op en top voor te bereiden. Succes!

Tip 1. Zorg voor onderling vertrouwen


Volgens de piramide van Lencioni is onderling vertrouwen de basis van een sterk team. Een hoge mate van onderling vertrouwen zorgt voor goed functionerende teams, omdat teamleden zich dan gemakkelijk kwetsbaar op durven te stellen. Bij een hoog vertrouwen weten teamleden wat er leeft bij elkaar, vragen ze elkaar makkelijk om hulp en geven elkaar makkelijk feedback. Dit zorgt er vervolgens voor dat er veel van elkaar geleerd kan worden, en dat is precies waar het tijdens een functioneringsgesprek om draait. Zit dit nog niet helemaal pluis? Dan is het handig eerst aan het vertrouwen te werken, voordat je waardevolle feedback van elkaar kan verwachten. En een tip voor de werknemer: verwacht niet dat alleen je werkgever hierin een rol speelt, maar neem zelf ook het initiatief om hieraan te werken!

Tip 2. Stel duidelijke doelen op  


Duidelijke doelen zorgen voor een stip op de horizon, inzicht, structuur en daarmee voor motivatie. (Persoonlijke) doelen zorgen er ook voor dat jouw gesprekken met je manager diepgang krijgen, effectief zijn en misschien zelfs wel een feestje worden. Of je nu werknemer of manager bent, bespreek met elkaar welke doelen jullie samen willen bereiken en vooral ook hoe je dat gaat doen. Pak deze afspraken er tijdens elk feedbackgesprek weer bij en maak vervolgens een nieuw plan van aanpak. Zo meten jullie de voortgang en maak je samen afspraken over wat je van elkaar verwacht. Hier gaat het dus ook om een wederzijds gesprek, want zowel de werknemer als de werkgever speelt een duidelijke rol in het opstellen van deze doelen. Voeg hier ook nog wat complimenten aan toe en je zorgt, naast opbouwende prestaties, ook nog eens voor gevoel van waardering!

Tip 3. Houd wekelijks je input bij


Uit ervaring kunnen we vertellen dat feedbackgesprekken (oftewel functioneringsgesprekken) vaak last minute worden voorbereid. Als deze gesprekken jaarlijks plaatsvinden, dan is het al helemaal lastig alle input terug te halen. Maar ook wanneer deze gesprekken maandelijks plaatsvinden zal je merken dat het graven is naar de punten waar je afgelopen maand tegenaan liep. En dat is nou net zonde, want als je de luxepositie hebt om vaker dan één keer per jaar stil te staan bij je functioneren, dan wil je er natuurlijk zo veel mogelijk uithalen.

Onze tip? Hier komt die: maak in jouw digitale werkomgeving (alles in de Cloud natuurlijk!) een maandelijks word-bestandje aan, waarin je gedurende de maand alle informatie inzet, aansluitend op je doelen. Wat ging goed? Wat ging fout en hoe heb je het opgelost? Vergeet ook het kopje met ‘extra opmerkingen/ ideeën/ tips’ niet, want initiatief wil je graag laten zien! Zo zorg jij voor een op en top voorbereiding met waardevolle informatie.

Hoe we het bij The Next Label doen?


Zoals je hopelijk al vaker hebt gelezen, vinden we binnen al onze labels doorlopende feedback belangrijk. Feedback en duidelijke communicatie hebben we nodig om te weten waar we aan toe zijn en om elkaar verder te helpen, want het liefst staan we geen dag stil in onze ontwikkeling.

Naast de ‘on the job’ momenten gedurende de dag, heeft elke consultant wekelijks en maandelijks een aantal vaste momenten met zijn of haar Team(lead). Zo starten we elke week met een gezamenlijk weekstart, en sluiten we de week af met een afsluiting per team. Tijdens die momenten bespreken we onze plannen, de voortgang en resultaten met elkaar. Zo weten we van elkaar waar we mee bezig zijn en kunnen we bijspringen en elkaar motiveren waar nodig.

Naast de wekelijkse momenten hebben we een maandelijkse Business Review met de Teamlead of Manager, waarin we resultaten bespreken en een plan maken voor aankomende maand. Tijdens deze gesprekken bespreken we samen wat goed gaat en wat beter kan. Tot slot voer je bij ons elke vier maanden een uitgebreid ontwikkelgesprek. In dit gesprek gaan we, naast de resultaten in cijfers, óók in op persoonlijke (competentie)ontwikkeling, de samenwerking binnen het team en de sfeer op kantoor. Ook staan we in deze gesprekken altijd open voor feedback, beoordeling en informatie vanuit beide kanten. Samen bouwen we aan de groei van jou als persoon, ons als team en van The Next Label als organisatie!

Ben jij ook ‘zo iemand’ die altijd op zoek gaat naar ontwikkelmogelijkheden? Ben je niet bang om feedback te geven én te ontvangen, maar wel bang om stil te staan in je persoonlijke groei? Neem dan eens een kijkje op onze vacaturepagina. En wie weet spreken we elkaar snel!   
Foutje gezien? Laat het ons weten. We zijn je dankbaar! 
More blog posts
More blog posts

Wil je weten hoe het er echt bij ons aan toe gaat? Neem dan eens een kijkje op onze cultuur pagina.

Onze cultuur